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KI in der Personalarbeit – Beschäftigtendaten bleiben im Betrieb
Bewerbungen sichten, Zeugnisse entwerfen, Abrechnungen erklären: In kaum einem Bereich entsteht so viel Text über einzelne Menschen. Ein KI-Server im eigenen Haus nimmt die Schreibarbeit ab, ohne dass eine Personalakte je den Betrieb verlässt.
Warum ausgerechnet Personaldaten heikel sind
Personaldaten unterscheiden sich in einem Punkt von fast allen anderen betrieblichen Daten: Die betroffene Person steht in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Betrieb. Eine Einwilligung ist deshalb ein schwaches Fundament – sie gilt als nicht wirklich freiwillig, wenn der Arbeitsplatz daran hängt.
Dazu kommt die Art der Angaben. In einer Personalakte stehen Krankmeldungen und Wiedereingliederungspläne, Abmahnungen und Konflikte, Gehaltsdaten, Pfändungen, Schwerbehinderung, in Bewerbungen oft Herkunft und Familienstand. Ein erheblicher Teil davon fällt unter die besonderen Kategorien nach Artikel 9 DSGVO.
Wenn eine Personalreferentin abends ein Zeugnis von einem öffentlichen Chatdienst formulieren lässt und dafür die Beurteilung hineinkopiert, hat der Betrieb gerade Daten einer Beschäftigten an einen Dritten übermittelt – ohne Vertrag, ohne Kenntnis der Betroffenen und ohne dass es jemand dokumentiert hätte.
Was unkritisch ist, was geregelt gehört und was wir nicht anbieten
Diese Unterscheidung sollten Sie kennen, bevor Sie irgendetwas einführen – sie entscheidet darüber, wie aufwendig das Vorhaben wird.
Formulieren und erklären
- Stellenausschreibungen entwerfen und sprachlich prüfen
- Wiederkehrende Schreiben nach Ihrem Muster erstellen
- Abrechnungsbestandteile verständlich erläutern
- Auskunft aus Ihren eigenen Arbeitsanweisungen und Betriebsvereinbarungen
- Schulungsunterlagen und Onboarding-Texte aufbereiten
Arbeiten an Personendaten
- Zeugnisentwürfe aus Beurteilungen
- Bewerbungen zusammenfassen für das Gespräch
- Gesprächsnotizen in eine ordentliche Fassung bringen
- Vertragsentwürfe und Nachträge vorbereiten
- Voraussetzung: Betriebsvereinbarung, Zugriffsrechte, klare Freigabe
Bewerten und aussortieren
- Automatische Vorauswahl oder Rangfolge von Bewerbern
- Eignungs- oder Persönlichkeitseinschätzung aus Unterlagen
- Leistungs- oder Verhaltensbewertung Beschäftigter
- Auswertung von Kommunikation zur Kontrolle
- Alles, was einer Person gegenüber selbsttätig eine Entscheidung trifft
Die rote Spalte ist keine technische Grenze, sondern eine bewusste Entscheidung. Systeme, die Bewerbungen sortieren, sind verkäuflich – wir halten sie für rechtlich riskant und in der Wirkung schwer kontrollierbar, weil sich Voreingenommenheit in solchen Verfahren schlecht nachweisen und noch schlechter widerlegen lässt.
Wir sind außerdem keine Rechtsberatung. Betriebsvereinbarung, Rechtsgrundlage und Mitbestimmung gehören zu Ihrer Personalabteilung und Ihrer anwaltlichen Beratung. Wir liefern die Technik und die Angaben, die für diese Gespräche gebraucht werden.
Vier Schritte mit dem Betriebsrat
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kommt es darauf an, ob eine Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist – nicht darauf, ob sie so genutzt werden soll. Ein KI-System erfüllt das schnell. Der ruhigere Weg führt über frühe Beteiligung.
- SCHRITT 01
Früh informieren, nicht vorführen
Den Betriebsrat einbeziehen, solange die Entscheidung noch offen ist. Was als fertiges Projekt präsentiert wird, erzeugt Widerstand, den die Sache nicht verdient.
- SCHRITT 02
Technisch offenlegen
Welche Daten wohin gehen, was protokolliert wird und was nicht. Genau hier hilft der lokale Betrieb: Es gibt keinen externen Empfänger, über den man spekulieren müsste.
- SCHRITT 03
Betriebsvereinbarung schließen
Zweck, erlaubte Anwendungsfälle, ausgeschlossene Nutzungen, Protokollierung, Aufbewahrung und ausdrücklich: keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle.
- SCHRITT 04
Schulen und nachjustieren
Die Beschäftigten müssen wissen, was sie eingeben dürfen. Nach einigen Monaten gemeinsam prüfen, ob die Regelung zum tatsächlichen Gebrauch passt.
Für die Personalabteilung
Zeugnisentwürfe, Ausschreibungen, Vertragsunterlagen, Gesprächsnotizen und die Auskunft aus eigenen Betriebsvereinbarungen – die Textarbeit, die zwischen den Terminen liegen bleibt.
Für das Lohnbüro
Erläuterungen zu Abrechnungen, Antworten auf wiederkehrende Fragen, Bescheinigungen und interner Schriftverkehr. Die Abrechnung selbst macht weiterhin Ihre Lohnsoftware.
Was im Paket enthalten ist
- Hardware, ausgelegt auf die Zahl gleichzeitiger Nutzer
- Einrichtung des Sprachmodells und der Bedienoberfläche
- Aufbau vor Ort und Einbindung in Ihr Netzwerk
- Schulung Ihres Teams, in verständlicher Sprache
- Dokumentation der Netzwerktrennung für Ihre Unterlagen
- Wartung, Updates und Support im laufenden Betrieb
Kauf oder Miete
Nicht jeder Betrieb will oder kann eine größere Summe auf einmal investieren. Deshalb gibt es die Systeme wahlweise zum Kauf oder zur monatlichen Miete – mit fester Rate, in der Wartung und Support bereits enthalten sind.
Welche Größe Sie brauchen, hängt vor allem davon ab, wie viele Personen gleichzeitig damit arbeiten. Das rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch und nennen eine konkrete Zahl – vorher nicht, weil jede Pauschalangabe an dieser Stelle unseriös wäre.
Was Personalabteilungen uns fragen
Dürfen wir Bewerbungsunterlagen in eine KI geben?
In einen frei zugänglichen Onlinedienst: besser nicht. Bewerbungsunterlagen enthalten personenbezogene Daten von Menschen, die dem Betrieb nichts erlaubt haben außer der Prüfung ihrer Bewerbung – oft dazu Angaben zu Gesundheit, Herkunft oder Familienstand. Ohne Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO fehlt dafür die Grundlage. Auf einem Gerät im eigenen Haus stellt sich diese Frage nicht, weil niemand außerhalb beteiligt ist.
Darf die KI eine Vorauswahl treffen?
Davon raten wir ab, und zwar aus zwei Richtungen. Artikel 22 DSGVO begrenzt automatisierte Entscheidungen, die einer Person gegenüber erhebliche Wirkung entfalten – eine Absage gehört dazu. Und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine Software aussortiert hat. Unser System sortiert nichts aus; es fasst zusammen und formuliert.
Was sagt der EU AI Act dazu?
KI-Systeme im Beschäftigungskontext – etwa für Auswahl, Beförderung oder Aufgabenzuweisung – gelten nach Anhang III als Hochrisiko. Die zugehörigen Pflichten wurden allerdings verschoben und greifen für eigenständige Hochrisiko-Systeme erst ab dem 2. Dezember 2027. Für eine reine Formulierungshilfe ohne Auswahlfunktion ist das ohnehin nicht einschlägig – ein Grund mehr, die Grenze klar zu ziehen und schriftlich festzuhalten.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
In aller Regel ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen – auf die Eignung kommt es an, nicht auf die Absicht. Wer den Betriebsrat früh einbindet, spart sich die deutlich mühsamere Diskussion im Nachhinein.
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Beschäftigtendaten?
Üblicherweise wird § 26 BDSG herangezogen, gestützt auf die Öffnungsklausel in Artikel 88 DSGVO. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 allerdings für eine wortgleiche hessische Landesregelung Zweifel angemeldet, ob solche Vorschriften den Anforderungen der Öffnungsklausel genügen. Das ist ein Grund mehr, die Verarbeitung schlank zu halten und über eine Betriebsvereinbarung abzusichern. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
Wobei hilft das im Lohnbüro konkret?
Bei den Texten drumherum: Erläuterungen zu Abrechnungen, Antworten auf wiederkehrende Fragen von Beschäftigten, Bescheinigungen, interne Notizen, Auskünfte aus Ihren eigenen Arbeitsanweisungen. Die Abrechnung selbst macht weiterhin Ihre Lohnsoftware – daran ändert das System nichts und soll es auch nicht.
Lohnt sich ein eigenes Gerät für eine Personalabteilung?
Allein selten. Interessant wird es, wenn die Personalabteilung nur einer von mehreren Bereichen ist, die das Gerät nutzen – Geschäftsführung, Vertrieb, Technik. Dann trägt sich die Anschaffung über die Breite der Nutzung, und die Personalabteilung bekommt nebenbei den Verarbeitungsweg, den sie ohnehin braucht.
Lokale KI in anderen Bereichen
Personalarbeit gibt es überall – die übrigen Anforderungen unterscheiden sich je nach Betrieb.
Was würde ein KI-Server in Ihrem Betrieb kosten?
Zwei Angaben genügen für den Einstieg. Im Konfigurator kommen noch vier Fragen dazu, dann sehen Sie die passende Systemgröße und bekommen ein Angebot, das zu Ihrer Konfiguration gehört.
Kostenfrei und unverbindlich. Sie entscheiden am Ende selbst, ob Sie uns Ihre Angaben schicken.
Sprechen wir über Ihre Personalarbeit
Ein Erstgespräch kostet nichts und dauert etwa eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, was sich sinnvoll abnehmen lässt – und was besser bei Menschen bleibt.
