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KI für Kanzleien – Mandantendaten bleiben in der Kanzlei
Ein KI-Server, der in Ihren Räumen steht statt bei einem Anbieter im Internet. Er entlastet bei Schriftsätzen, Korrespondenz und Recherche – ohne dass ein einziges Mandantendokument nach außen gelangt.
Wir sind keine Rechtsanwälte und geben keine Rechtsberatung. Was wir liefern, ist die technische Seite: ein System, bei dem keine Übermittlung an einen Dritten stattfindet, und eine Dokumentation der Abschottung, die Sie Ihrer Kammer, Ihrer Mandantschaft und Ihrer Versicherung vorlegen können. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Drei Wege – und was sie unterscheidet
Der Betrieb im eigenen Haus ist nicht der einzige gangbare Weg. Welcher passt, hängt von Größe, Budget und Risikobereitschaft ab.
Frei zugänglicher Dienst
Kein Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform, keine Belehrung. Für Mandantendaten schwer sauber zu bekommen.
Unternehmenszugang
Geschäftskundenvertrag mit Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in der EU und Zusage, Eingaben nicht zum Training zu nutzen. Sie bleiben abhängig von den Zusagen des Anbieters.
Betrieb in der Kanzlei
Das Modell läuft auf einem Rechner in Ihren Räumen. Es gibt keinen Dritten, also auch nichts, was offenbart werden könnte. Höherer Aufwand, dafür ein eigener Nachweis.
Warum die naheliegende Lösung für Sie ausscheidet
Der Nutzen von KI liegt in einer Kanzlei auf der Hand: Entwürfe formulieren, lange Schriftsätze zusammenfassen, den eigenen Dokumentenbestand durchsuchen. Der Weg über einen öffentlichen KI-Dienst ist für Berufsgeheimnisträger allerdings mit einem Risiko verbunden, das über den Datenschutz hinausgeht.
Wer Mandantendaten in einen öffentlichen KI-Dienst eingibt, offenbart fremde Geheimnisse gegenüber einem Dritten. § 203 StGB stellt das unter Strafe – für Steuerberater über Absatz 1 Nummer 3, mit Strafandrohung von Geldstrafe bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe. Nach verbreiteter Auffassung genügt dafür bereits bedingter Vorsatz, also die billigende Inkaufnahme. Hinzu kommen die berufsrechtlichen Anforderungen an die Einbindung externer Dienstleister – für Steuerberater in § 62a StBerG, für Rechtsanwälte in § 43e BRAO – die unter anderem eine sorgfältige Auswahl und eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform verlangen. Und datenschutzrechtlich fehlt bei frei zugänglichen Diensten regelmäßig der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Der lokale Betrieb setzt an genau diesem Punkt an: Wo kein Dritter beteiligt ist, wird auch nichts offenbart.
Ein KI-Server in Ihren Kanzleiräumen
Wir stellen ein fertig eingerichtetes System in Ihre Kanzlei. Darauf läuft ein Open-Weight-Sprachmodell, das einmal heruntergeladen wird und danach vollständig offline arbeitet. Bedient wird es über den Browser. Für Ihre Mitarbeitenden fühlt es sich an wie ein gewohnter Chat – nur dass die Eingabe das Haus nicht verlässt.
- Kein externer Empfänger. Es gibt keinen Anbieter, dem gegenüber etwas offenbart werden könnte.
- Kein Training mit Ihren Eingaben. Was eingegeben wird, verbessert kein fremdes Modell.
- Nachweisbare Abschottung. Sie erhalten eine Dokumentation der Netzwerktrennung für Ihre Unterlagen und für Prüfungen.
- Zugriff nur intern. Rechte lassen sich so vergeben, dass jeder nur sieht, was er sehen darf.
Wobei das System Ihre Kanzlei entlastet
Entwürfe formulieren
Aus Stichworten wird ein Entwurf für Schriftsatz, Vermerk oder Stellungnahme, den der Berufsträger prüft und verantwortet.
Mandantenkorrespondenz
Briefe und E-Mails vorbereiten, in gleichbleibender Qualität und Tonalität.
Umfangreiches sichten
Lange Akten, Verträge und Bescheide zusammenfassen, um schneller zum Kern zu kommen.
Im eigenen Bestand suchen
Fragen zu eigenen Mustern, Checklisten und früheren Vorgängen beantworten lassen.
Diktate nachbearbeiten
Rohtexte glätten und strukturieren, statt sie mühsam von Hand zu überarbeiten.
Einarbeitung erleichtern
Neue Mitarbeitende finden Antworten auf kanzleiinterne Fragen, ohne jemanden zu unterbrechen.
Ausdrücklich: Das System erstellt Entwürfe und Zusammenfassungen. Es leistet keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfung, fachliche Bewertung und Verantwortung für jedes Dokument bleiben beim Berufsträger.
In drei Schritten einsatzbereit
Gespräch und Analyse
Wir klären, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, wie viele Personen das System nutzen sollen und wie Ihr Netzwerk aufgebaut ist. Daraus ergibt sich die passende Größe – kostenfrei und unverbindlich.
Aufbau und Schulung
Wir liefern das System, stellen es bei Ihnen auf, binden es ins Netzwerk ein und schulen Ihr Team. Der Aufbau vor Ort dauert in der Regel einen Tag.
Betrieb und Wartung
Updates, Sicherung und Support übernehmen wir. Sie haben einen Ansprechpartner – und keine zusätzliche Aufgabe für Ihre IT.
Was im Paket enthalten ist
- Hardware, passend zur Größe Ihrer Kanzlei
- Einrichtung des Sprachmodells und der Benutzeroberfläche
- Anbindung eigener Muster und Dokumente auf Wunsch
- Aufbau vor Ort und Einbindung in Ihr Netzwerk
- Schulung für Berufsträger und Mitarbeitende
- Wartung, Updates und Support im laufenden Betrieb
Kauf oder Miete
Die benötigte Leistung hängt vor allem von der Zahl der gleichzeitigen Nutzer ab. Wir bieten die Systeme zum Kauf oder zur monatlichen Miete an, mit Wartung und Support in der Rate – damit keine größere Einmalinvestition nötig ist.
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und nennen eine konkrete Zahl für Ihre Kanzlei.
Häufige Fragen
Dürfen wir als Kanzlei überhaupt KI einsetzen?
Der Einsatz an sich ist nicht verboten. Kritisch wird es, wenn mandatsbezogene Inhalte an einen externen Dienst gelangen. Genau das entfällt beim lokalen Betrieb, weil kein Dritter beteiligt ist. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt Ihre Entscheidung – wir liefern die technische Grundlage und deren Dokumentation.
Was ist an ChatGPT und ähnlichen Diensten problematisch?
Bei öffentlich zugänglichen Diensten werden Eingaben an den Anbieter übertragen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO fehlt regelmäßig, und Eingaben können zur Verbesserung der Modelle genutzt werden. Für Berufsgeheimnisträger kommt die Frage der Offenbarung nach § 203 StGB hinzu.
Verlassen Dokumente wirklich nicht die Kanzlei?
Ja. Das Modell läuft auf einem Rechner in Ihren Räumen. Eingaben werden an keinen externen Dienst übertragen; auf Wunsch trennen wir das System vollständig vom Internet.
Ersetzt die KI die anwaltliche oder steuerliche Prüfung?
Nein. Das System erstellt Entwürfe und Zusammenfassungen. Die fachliche Prüfung, die Freigabe und die Verantwortung bleiben beim Berufsträger. Es leistet keine Beratung.
Kann das System auf unsere eigenen Muster zugreifen?
Ja. Vorlagen, Checklisten und frühere Vorgänge lassen sich einbinden, sodass Antworten auf Ihrem eigenen Bestand beruhen. Die Daten bleiben dabei auf Ihrem Server.
Wie weisen wir die Abschottung gegenüber Prüfern nach?
Wir übergeben eine Dokumentation der Netzwerkkonfiguration und der getroffenen Maßnahmen, die Sie Ihren Unterlagen beifügen können.
Was kostet ein KI-Server für eine Kanzlei?
Das hängt von der Zahl gleichzeitiger Nutzer und der gewünschten Modellgröße ab. Wir bieten Kauf und Miete an und nennen im Erstgespräch eine konkrete Zahl.
Sprechen wir über Ihre Kanzlei
Ein Erstgespräch kostet Sie nichts und dauert etwa eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, ob sich ein eigener KI-Server für Sie lohnt – und was er kosten würde.
Hinweis: Die Ausführungen zu § 203 StGB, § 62a StBerG, § 43e BRAO und zur DSGVO dienen der Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall obliegt Ihnen beziehungsweise Ihrer Kammer.
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