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KI im Amt, ohne dass Vorgänge das Haus verlassen
Bescheide entwerfen, Vermerke zusammenfassen, Bürgeranfragen beantworten – KI kann davon viel abnehmen. Nur gehören Sozialdaten und Verwaltungsvorgänge nicht auf fremde Server. Ein KI-Server im eigenen Haus löst genau diesen Widerspruch.
Der Druck ist da, der Weg in die Cloud aber versperrt
In den Ämtern fehlt Personal, und gleichzeitig wächst die Zahl der Vorgänge. KI-Werkzeuge versprechen hier echte Entlastung, gerade bei Texten, die sich in Aufbau und Sprache wiederholen. Der übliche Weg dorthin führt allerdings über Anbieter im Internet – und genau da fängt für eine Behörde das Problem an.
Denn anders als ein Unternehmen entscheidet eine Behörde nicht frei über die Weitergabe ihrer Daten. Sie ist an das Sozialgeheimnis gebunden, an die Amtsverschwiegenheit ihrer Beschäftigten und an die Vorgaben ihrer Aufsicht. Kommt dazu noch die Frage, ob außerhalb der EU verarbeitet wird, ist die Prüfung in der Praxis oft beendet, bevor sie richtig begonnen hat.
Das Ergebnis ist meistens nicht „keine KI“, sondern eine unbemerkte Nutzung auf privaten Geräten. Ein bereitgestelltes, geprüftes System ist deshalb auch ein Mittel gegen ein Problem, das in vielen Häusern längst besteht.
Was mit einer Eingabe passiert
Für die Sachbearbeitung ändert sich an der Bedienung nichts: Browser öffnen, Frage eintippen. Der Unterschied liegt darin, welche Strecke die Angaben zurücklegen.
Drei Ebenen, die im Amt zusammenkommen
Der allgemeine Datenschutz ist nur eine davon, und im Zweifel nicht die schärfste.
Sozialgeheimnis
Wer Sozialleistungen bearbeitet, unterliegt § 35 SGB I. Die Offenbarung von Sozialdaten ist nur zulässig, soweit eine Vorschrift sie erlaubt – die Vorschriften dazu stehen in §§ 67 ff. SGB X.
§ 35 SGB I · §§ 67 ff. SGB XAmtsverschwiegenheit
Beschäftigte im öffentlichen Dienst haben über dienstlich bekannt gewordene Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Für Amtsträger kommt zusätzlich die strafrechtliche Ebene hinzu.
§ 37 BeamtStG · § 203 Abs. 2 StGBDatenschutz
Neben der DSGVO gelten die Landesdatenschutzgesetze, in Bayern das BayDSG. Für eine Verarbeitung durch Externe braucht es eine Auftragsverarbeitung – die frei zugängliche Dienste nicht anbieten.
DSGVO · BayDSG · Art. 28 DSGVOAlle drei Ebenen haben eines gemeinsam: Sie werden erst dann kompliziert, wenn ein Dritter ins Spiel kommt. Bleibt die Verarbeitung im eigenen Netz, bleibt auch die Prüfung überschaubar – und der Nachweis lässt sich mit einer Beschreibung der Netzwerktrennung führen statt mit einer Kette von Verträgen.
Wobei das System die Sachbearbeitung entlastet
Entwürfe und Vermerke
Aus Stichworten wird ein ordentlich formulierter Entwurf, der anschließend geprüft, geändert und gezeichnet wird – von der zuständigen Person, nicht vom System.
Lange Vorgänge erfassen
Umfangreiche Akten, Stellungnahmen und Sitzungsunterlagen auf das Wesentliche zusammenziehen, bevor jemand sie liest.
Verständliche Sprache
Amtsdeutsch in eine Fassung übersetzen, die Bürgerinnen und Bürger ohne Rückfrage verstehen – was Nachfragen und damit Arbeit spart.
Wiederkehrende Anfragen
Antworten auf Fragen, die täglich in ähnlicher Form eingehen, auf Grundlage Ihrer eigenen Merkblätter und Satzungen.
Auskunft aus dem eigenen Bestand
Fragen zu Dienstanweisungen, Satzungen und Verfahrensbeschreibungen beantworten, mit Angabe der Fundstelle.
Protokolle und Niederschriften
Aus Mitschriften eine ordentliche Fassung erstellen, die vor der Freigabe noch einmal durchgesehen wird.
Wir sind ein technischer Dienstleister und keine Rechtsberatung. Was wir liefern, ist ein System ohne Übermittlung an Dritte und eine nachvollziehbare Dokumentation der Abschottung. Die datenschutzrechtliche Bewertung, die Beteiligung des Personalrats und die Abstimmung mit Ihrer Aufsicht bleiben bei Ihnen.
Und: Ein Sprachmodell formuliert auch dann überzeugend, wenn es sich irrt. Für einen Bescheid heißt das, dass die fachliche Prüfung nicht entfallen darf. Wer eine Software verkauft, die angeblich rechtssicher entscheidet, verspricht etwas, das er nicht halten kann.
Von der ersten Frage bis zum Betrieb
Fünf Schritte, weil im öffentlichen Bereich zwei dazukommen, die es sonst nicht gibt.
- 01
Erstgespräch
Bedarf, Nutzerzahl und Netzsituation klären. Kostenfrei.
- 02
Abstimmung im Haus
Datenschutzbeauftragte, IT und Personalrat frühzeitig einbinden. Wir liefern die technischen Angaben.
- 03
Beschaffung
Direktauftrag oder Vergabeverfahren. Auf Wunsch mit Leistungsbeschreibung von uns.
- 04
Aufbau und Schulung
Aufstellen, ins Netz einbinden, Beschäftigte schulen. In der Regel ein Tag vor Ort.
- 05
Betrieb
Wartung, Updates und Support mit festem Ansprechpartner.
Was im Paket enthalten ist
- Hardware, ausgelegt auf die Zahl gleichzeitiger Nutzer
- Einrichtung des Sprachmodells und der Bedienoberfläche
- Aufbau vor Ort und Einbindung in Ihr Netzwerk
- Schulung Ihres Teams, in verständlicher Sprache
- Dokumentation der Netzwerktrennung für Ihre Unterlagen
- Wartung, Updates und Support im laufenden Betrieb
Kauf oder Miete
Nicht jeder Betrieb will oder kann eine größere Summe auf einmal investieren. Deshalb gibt es die Systeme wahlweise zum Kauf oder zur monatlichen Miete – mit fester Rate, in der Wartung und Support bereits enthalten sind.
Welche Größe Sie brauchen, hängt vor allem davon ab, wie viele Personen gleichzeitig damit arbeiten. Das rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch und nennen eine konkrete Zahl – vorher nicht, weil jede Pauschalangabe an dieser Stelle unseriös wäre.
Was Ämter uns am häufigsten fragen
Dürfen wir als Behörde überhaupt KI einsetzen?
Es gibt kein pauschales Verbot. Die Frage ist, welche Daten verarbeitet werden und wo. Bei Sozialdaten gilt zusätzlich zum allgemeinen Datenschutz das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I, das die Weitergabe an Dritte eng begrenzt. Läuft die Verarbeitung auf einem Gerät im eigenen Haus oder im kommunalen Rechenzentrum, gibt es keinen Dritten – der schwierigste Prüfpunkt entfällt damit.
Was ist mit dem Personalrat?
Systeme, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung. Für den öffentlichen Dienst regeln das die Personalvertretungsgesetze des Bundes und der Länder. Den Personalrat früh einzubeziehen ist auch praktisch klüger, als das Ergebnis später zu erklären – wir stellen die technischen Angaben bereit, die dafür gebraucht werden.
Wie läuft die Beschaffung ab?
Unterhalb bestimmter Wertgrenzen ist ein Direktauftrag möglich, darüber greifen Unterschwellenvergabeordnung beziehungsweise das förmliche Vergaberecht. Die Grenzen legt Ihr Land fest und sie ändern sich gelegentlich. Wir liefern auf Wunsch eine Leistungsbeschreibung, die Sie als Grundlage für Ihre Vergabe verwenden können, und beteiligen uns an Ausschreibungen.
Ersetzt das unsere Fachverfahren?
Nein. Das System steht daneben und übernimmt Textarbeit: Entwürfe, Zusammenfassungen, Antworten auf wiederkehrende Anfragen, Erklärungen in verständlicher Sprache. Ihre Fachverfahren und Register bleiben unverändert, und das Gerät greift nicht selbsttätig darauf zu.
Trifft die KI dann Entscheidungen über Bürgerinnen und Bürger?
Nein, und das wäre auch rechtlich heikel. Artikel 22 DSGVO begrenzt automatisierte Entscheidungen im Einzelfall, die jemandem gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Unser System formuliert und schlägt vor – die Entscheidung und die Zeichnung bleiben bei der zuständigen Stelle. Diese Trennung sollte in Ihrer Dienstanweisung auch so festgehalten werden.
Was ist mit Barrierefreiheit?
Die Bedienoberfläche läuft im Browser und lässt sich entsprechend anpassen. Wenn Ihr Haus an die Vorgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung gebunden ist, prüfen wir das im Vorfeld gemeinsam, statt es hinterher festzustellen.
Können mehrere Ämter oder Kommunen ein Gerät gemeinsam nutzen?
Technisch ja, und wirtschaftlich ist das oft die sinnvollste Variante. Zu klären ist dann die datenschutzrechtliche Konstruktion zwischen den beteiligten Stellen – gemeinsame Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung untereinander. Das ist gut machbar, gehört aber vorher geklärt und nicht nachträglich.
Lokale KI in anderen Bereichen
Die Grundlage ist dieselbe, die Anforderungen unterscheiden sich im Detail.
Sprechen wir über Ihr Haus
Ein Erstgespräch kostet nichts und dauert etwa eine halbe Stunde. Danach wissen Sie, was ein eigener KI-Server für Ihre Verwaltung leisten würde und was er kostet.
