KI-Sekretariat für Kanzleien und Steuerberater: was es übernimmt und was nicht
Ein KI-Sekretariat sortiert den Posteingang, erkennt Fristen, entwirft Antworten an Mandanten und findet Unterlagen in der Akte. In Kanzleien und Steuerbüros sollte es lokal laufen: So verlassen Mandantendaten das Haus nicht und die Verschwiegenheitspflicht bleibt gewahrt. Entscheidungen und Fristeintragungen bleiben beim Menschen.
- 6 Aufgabenaus dem Sekretariatsalltag
- lokalMandantendaten bleiben im Haus
- § 203 StGBVerschwiegenheit gewahrt
- Mensch entscheidetKI macht Vorschläge
- Pilotmit einer Aufgabe starten
Was ein KI-Sekretariat übernimmt
Posteingang sortieren
Erkennt Mandant, Aktenzeichen und Dokumentart in E-Mails und Scans und schlägt die Ablage vor.
Fristen erkennen
Findet Fristen in Bescheiden und Schreiben und legt einen Vorschlag zur Prüfung an. Eingetragen wird erst nach Freigabe.
Antworten entwerfen
Schreibt Entwürfe für wiederkehrende Mandantenanfragen, etwa Belegnachforderungen oder Terminbestätigungen.
Telefonnotizen zusammenfassen
Macht aus Notizen oder Diktaten eine strukturierte Aktennotiz mit Rückrufbitte.
Unterlagen finden
Beantwortet Fragen wie „Welche Unterlagen fehlen für die Erklärung 2025?“ aus den Dokumenten der Akte.
Texte prüfen
Prüft Schreiben auf fehlende Anlagen, falsche Namen oder Beträge, bevor sie rausgehen.
Was die KI nicht tun sollte
- Keine Fristen ohne Kontrolle eintragen. Die KI schlägt vor, eine Fachkraft prüft und trägt ein.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung. Entwürfe zu Sachfragen prüft immer die Berufsträgerin oder der Berufsträger.
- Nichts automatisch versenden. Antworten an Mandanten gehen erst nach Freigabe raus.
- Keine Daten an Cloud-Dienste. Auch Übersetzungs- oder Schreibhilfen im Browser gehören dazu.
Warum lokal? Verschwiegenheit und Datenschutz
Rechtsanwälte und Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nur unter engen Voraussetzungen eingebunden werden, geregelt in § 43e BRAO und § 62a StBerG, einschließlich Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Prüfung bei Diensten im Ausland. Läuft die KI auf einem Server in der Kanzlei, fällt diese Weitergabe weg.
Hintergründe in den Ratgebern Mandantendaten und § 203 StGB, ChatGPT mit Mandantendaten und Lokale KI für Steuerkanzleien.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Klären Sie den konkreten Einsatz mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
So starten Sie in vier Schritten
- Eine Aufgabe wählen. Meist der Posteingang oder Standardantworten: viel Volumen, leicht zu prüfen.
- Lokale KI einrichten. Ein KI-Server in der Kanzlei mit Modell, Oberfläche und Zugriffsrechten pro Mitarbeiter.
- Vier Wochen Pilot. Zwei bis drei Mitarbeitende arbeiten mit Vorschlägen der KI; Sie messen die Zeit pro Vorgang vorher und nachher.
- Ausweiten. Bewährt es sich, kommen weitere Aufgaben und Mitarbeitende dazu. Die Anbindung an Ihre Kanzleisoftware prüfen wir anhand ihrer Schnittstellen.
Was die Hardware kostet, zeigt KI-Server für Kanzleien: Kosten.
Häufige Fragen zum KI-Sekretariat
Was ist ein KI-Sekretariat?
Eine KI-Anwendung, die Routinearbeiten im Sekretariat übernimmt: Post sortieren, Fristen erkennen, Antworten entwerfen, Unterlagen finden. Die Ergebnisse sind Vorschläge, die Mitarbeitende prüfen und freigeben.
Dürfen Kanzleien KI mit Mandantendaten nutzen?
Ja, wenn die Verschwiegenheit gewahrt bleibt. Bei Cloud-Diensten gelten die Anforderungen von § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG. Bei lokaler KI im eigenen Haus findet keine Weitergabe an Dritte statt.
Ersetzt ein KI-Sekretariat Personal?
Nein. Es nimmt Routinearbeit ab, damit Fachkräfte mehr Zeit für Mandanten haben. Fristen, Entscheidungen und Versand bleiben beim Menschen.
Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?
Das hängt von deren Schnittstellen ab. Häufig reicht der Zugriff auf E-Mail und Dokumentenablage; eine direkte Anbindung prüfen wir im Einzelfall.
Was kostet ein KI-Sekretariat?
Den größten Teil macht die Hardware für die lokale KI aus, dazu Einrichtung und Betreuung. Die Software-Bausteine sind meist kostenlos. Einen Rahmen gibt der Ratgeber zu den Kosten eines KI-Servers für Kanzleien.
KI-Sekretariat für Ihre Kanzlei
Wir besprechen mit Ihnen, welche Aufgabe sich für den Start eignet, und richten einen Pilot auf eigener Hardware ein.